Humas, Wajah Organisasi

Organisasi merupakan salah satu hal yang banyak diminati oleh berbagai kalangan untuk mengisi waktu luang. Mengisi waktu luang dengan kegiatan yang bermanfaat seperti aktivitas organisasi merupakan pilihan yang tepat. Lalu, apa sih makna dari organisasi itu sendiri?

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, organisasi berarti kelompok kerja sama antara orang- orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi terbukti bermanfaat bagi kita untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi, menambah pengalaman baru, memperluas pergaulan, dan belajar mengatur waktu.

Organisasi juga dipercaya mampu melahirkan orang- orang hebat. Hal ini dibuktikan dengan track record dari Jusuf Kalla dan Anies Baswedan yang pernah mengikuti organisasi Himpunan Mahasiswa Islam yang biasa disingkat HMI.

Orang-orang besar yang terlahir menjadi para pejabat tinggi negara dulunya adalah aktivis kampus. Terlalu sering mengerjakan tugas dan dikejar deadline untuk mengurusi kepentingan banyak orang membuat kita terbiasa bekerja di bawah tekanan. Organisasi akan memberikan banyak pengalaman berharga yang tak terlupakan.

Menjadi organisasi yang baik, tentu dibutuhkan kerja sama antaranggota. Sebuah organisasi tentunya tidak digerakkan oleh satu hal saja. Di dalam sebuah organisasi, terdapat elemen struktur yang membentuknya. Bukan hanya digerakkan oleh pemimpin saja, tetapi juga anggota yang ditempatkan pada posisi tertentu.

Berbagai bidang atau divisi harus berjalan sesuai fungsinya dengan seimbang. Hal inilah yang dapat menjadikan suatu organisasi menjadi organisasi yang berkualitas. Salah satu bidang penyusun organisasi adalah Seksi/ Divisi Hubungan Masyarakat atau yang biasa dikenal dengan sebutan Humas.

Humas, divisi yang terbilang krusial dalam sebuah organisasi, di mana humas merupakan dasar dari relasi internal maupun eksternal sebuah organisasi. Dasar yang kokoh membuat terciptanya hubungan internal dan eksternal yang baik dalam sebuah organisasi. Hal ini dapat menjamin lancarnya suatu program kerja terlaksana. Lancarnya suatu program kerja merupakan cerminan dari baiknya kualitas suatu organisasi.

Menurut Wikipedia, Humas (Hubungan Masyarakat) atau dalam bahasa Inggris Public Relations yaitu praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Pengertian lain dari humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang baik (good will) sehingga bisa memperdalam tingkat kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. Di dalam sebuah organisasi, Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima keberadaan sebuah organisasi.

Untuk memaksimalkan peran suatu divisi dalam sebuah organisasi, tentunya kita harus tahu tujuan dari divisi itu sendiri. Berikut beberapa tujuan dari Divisi Humas dalam sebuah organisasi:

1. Memperkenalkan organisasi kepada masyarakat luas untuk membuka peluang sponsor.
2. Meningkatkan dukungan, bantuan, dan partisipasi dari publik dalam bentuk sarana, prasarana, tenaga, dan dana, untuk memudahkan pencapaian tujuan organisasi.
3. Membuat dan mengembangkan pencitraan yang baik untuk organisasi dan juga kepada para pimpinan/ stakeholders dengan sasaran terjalinnya hubungan yang baik antara publik internal dengan publik eksternal.
4. Memperluas jangkauan pelanggan yang terhubung untuk berpartisipasi dalam upaya peningkatan mutu organisasi.

Beberapa hal tersebut merupakan tujuan dari Humas di dalam sebuah organisasi. Berdasarkan tujuan tersebut, terdapat beberapa kesimpulan yang dapat kita ambil yaitu Humas berfungsi sebagai pemberi informasi ke publik dengan tetap menjaga nama baik organisasi. Hal ini membuktikan bahwa Humas yang membuat komunikasi dua arah atau timbal balik antara masyarakat dan organisasi ada.

Sasaran utama dari Humas pun publik atau masyarakat itu sendiri. Ini menjadikan Humas sebagai salah satu penunjang utama tercapainya tujuan sebuah organisasi terkait hal manajemen masyarakat.

Tugas dari Divisi Humas pun bukan hal yang mudah untuk dilakukan. Lalu, bagaimana sih cara kita untuk menjadi Humas yang berkualitas? Berikut 4 cara untuk menjadi Humas yang baik:

• Kreatif

Seorang Humas harus mampu berpikir kreatif dan inovatif. Thinking out of the box atau berpikir mengenai hal yang tidak biasanya. Berbeda dari yang lain dengan menggunakan teknologi ataupun sarana dan prasarana sehingga menghasilkan sesuatu yang berbeda dari yang sebelumnya.

• Sumber Informasi

Bagaimana seorang Humas bisa menyelesaikan permasalahan atau menyampaikan informasi jika dirinya pribadi tidak tahu mengenai informasi yang akan disampaikan? Oleh karena itu, sifat Humas juga harus rajin membaca dan bertanya dengan tujuan untuk mencari referensi. Informasi yang didapatkan pun harus valid dan berwawasan luas sehingga apa yang disampaikan kepada publik nantinya sesuai dengan apa yang terjadi.

• Tidak memandang remeh pendapat orang lain

Seringkali orang menganggap apa yang disampaikan oleh orang lain itu tidak penting. Mungkin jika pendapat dari orang yang berpengaruh atau yang dianggap penting langsung ditindaklanjuti. Sedangkan, pendapat orang yang mungkin baru kita kenal atau kita tidak tahu identitasnya tidak kita dengar. Sebagai seorang Humas, setiap informasi yang masuk, harus kita terima dan tindaklanjuti dengan mempertimbangkan fakta yang ada.

• Selalu Berpikir Positif

Humas yang baik harus selalu terlihat ramah kepada masyarakat agar dapat dipercaya. Tutur kata Humas juga harus ramah dan sopan kepada publik. Oleh karena itu, kita perlu berpikir positif untuk menjadi pribadi yang lebih ramah dan sabar dalam menghadapi massa.

Humas sebagai wajah sebuah organisasi. Humas harus memahami secara detail segala informasi terkait dengan organisasi. Informasi terkait organisasi tentu sangat penting bagi Humas sebagai jawaban untuk masyarakat yang memiliki ketertarikan dengan aktivitas organisasi.

Humas juga membawa citra dari sebuah organisasi. Sehingga ini harus tercermin dari tampilan dan kinerja suatu organisasi. Humas harus mampu menciptakan poin positif sehingga dapat meningkatkan penjualan atau citra positif sebuah organisasi di mata publik. Apapun pandangan masyarakat mengenai sebuah organisasi dilatarbelakangi oleh apa yang ditampilkan Humas sebagai sarana yang menjembatani masyarakat dengan organisasi itu sendiri.

Hal ini dibuktikan dengan pengalaman penulis yang tergabung ke dalam Organisasi Siswa Intra Sekolah atau yang sering dikenal juga dengan sebutan OSIS. Menjabat sebagai Ketua Divisi Humas membuat penulis merasa perlu memperhatikan citra OSIS bagi orang luar organisasi.

Bukan hanya sekedar menjaga citra dengan kata-kata tetapi juga berdasarkan aksi nyata. Organisasi harus berjalan sinergis, artinya citra yang dibuat sebagai tampilan organisasi haruslah sesuai dengan apa yang telah dilakukan organisasi selama ini. Hal ini berhubungan dengan Humas sebagai dasar dari relasi internal dan eksternal, kerja sama antara sesama anggota pun juga menjadi tugas Humas sebagai penggagas pembangun kerja sama.

Penulis juga memanfaatkan media sosial sebagai sarana untuk memenuhi tujuan Humas, yaitu memperluas relasi, mendapatkan tawaran dari publik, dan juga menciptakan profil organisasi yang baik. Menciptakan profil yang baik melalui media sosial sudah menjadi hal yang lumrah untuk dilakukan generasi muda zaman sekarang. Cara ini terbukti efektif dan efisien bagi OSIS untuk memperluas jaringan. Banyak dari lembaga pemerintahan yang juga memanfaatkan media sosial sebagai sarana menjangkau masyarakat.

Seperti yang kita ketahui, pengguna media sosial tersebar di berbagai penjuru dunia. Disebutkan bahwa 45 persen populasi dunia menggunakan sosial media. Hal ini dikarenakan dari seluruh pengguna internet, 80 persen kemungkinan mereka pasti punya sosial media. Jadi, memanfaatkan media sosial sebagai sarana menjangkau masyarakat merupakan pilihan yang tepat.

Berikut manfaat yang didapat bila menggunakan media sosial sebagai sarana untuk memperkenalkan kualitas organisasi kepada masyarakat:

1. Membangun dan menarik minat masyarakat
2. Memperluas target masyarakat untuk lebih dikenal
3. Memudahkan mendapat feedback secara langsung

Masyarakat tentu akan tertarik dengan penyajian konten media sosial yang menarik dengan tulisan yang menggerakkan hati. Media sosial juga digunakan penulis sebagai bentuk apresiasi kepada mereka yang telah berpartisipasi dalam memeriahkan event sekolah. Memperluas target masyarakat tentu terbukti dengan banyaknya followers dari luar daerah sehingga keberadaan sekolah penulis diketahui.

Hal ini juga membuat minat masyarakat terhadap sekolah meningkat. Memudahkan mendapat feedback secara langsung, maksudnya media sosial juga bisa menjadi media komunikasi dua arah. Komunikasi dua arah yang dimaksud adalah melalui media sosial masyarakat dapat mengkritik untuk kualitas OSIS yang lebih baik lagi.

Inilah yang dimaksud dengan feedback secara langsung yang memenuhi tujuan Humas sebagai agen pembentuk dan penerima opini publik. Sering kali opini publik yang negatif bisa membawa dampak buruk bagi citra sebuah organisasi. Oleh karena itu, bagian Humas memiliki peran penting sebagai pihak yang harus mengetahui isu yang menjadi perbincangan terutama yang berkaitan dengan organisasi yang dijalani. Tentunya dalam hal ini diperlukan peran Humas yang cepat tanggap secara maksimal.

Penting bagi Humas untuk menjalankan deskripsi tugas mereka dengan maksimal agar organisasi memiliki kualitas yang baik. Humas sebagai wajah organisasi artinya cara mereka mempengaruhi individu, atau masyarakat yang menjadi sasarannya, opini masyarakat melalui teknik komunkasi demi kepentingan tujuan positif dari organisasi.

Hal inilah yang mendasari setiap tugas dan tanggung jawab humas dalam membangun dan membina hubungan yang baik dengan semua pihak. Hal ini juga terbukti membantu setiap pekerjaan atau proyek yang sedang dilakukan agar berjalan dengan lancar sehingga mencapai hasil yang optimal dan menguntungkan bagi semua pihak.

Oleh : Alexander Ashari
Ketua Divisi Hubungan Masyarakat
OSIS SMA Negeri 1 Manggar

Editor: Ares Faujian

Artikel ini disalin sepenuhnya dari laman https://belitungmuda.com/humas-wajah-organisasi/

(Admin, HR)